Мы в «Туров и партнёры» часто сталкиваемся с одной и той же картиной. Приезжаем к клиенту и задаём простой вопрос: «А как вы проверяете своих контрагентов?». Хорошо, если бухгалтер перед оплатой смотрит карточку компании в СБИСе – это уже можно считать за сделку с дьяволом, но в хорошем смысле. Однако чаще всего реакция другая: «А что? Какая осмотрительность? Коммерческая? Должностная?». А потом начинают сыпаться звонки: банк заблокировал операцию, налоговая требует уточниться, контрагент внезапно оказался «техничкой».
Всё это происходит из-за того, что должная коммерческая осмотрительность была проигнорирована. И здесь есть важный момент, о котором часто забывают: проверять контрагента нужно не только в момент заключения договора, но и на протяжении всего срока сделки и даже после неё.
Почему нельзя «забить» на осмотрительность
Налоговая служба сейчас, как никогда, лояльна в плане разъяснений. Они разработали открытые сервисы на базе ФНС, такие как «Прозрачный бизнес» и новый ресурс для проверки юрлиц и ИП. С их помощью можно проверить не только контрагента, но и самих себя, как вас видит налоговая. Можно даже подать запрос, и ФНС в течение 20 дней ответит, стоит ли сотрудничать с тем или иным лицом.
Пренебрежение этими инструментами ведёт к двум большим рискам:
- Блокировка операций по счёту. Если банк сочтёт операцию сомнительной, он приостановит платёж, и дальше придётся объяснять, что это не верблюд, а честная сделка;
- Вопросы налоговой. Вас попросят показать, как вы выбрали контрагента и почему именно его. И если в ответ вы только разведёте руками, вас ждут доначисления и штрафы.
Что нужно проверять перед сделкой?
Перед тем как отправить деньги, нужно убедиться, что контрагент – не мираж. Мы рекомендуем смотреть на:
- Наличие ресурсов: есть ли у компании помещение для ведения деятельности, хотя бы арендованное;
- Штат сотрудников: есть ли они в принципе, подтверждается ли это договорами подряда или штатным расписанием. Производство цемента в одиночку должно вызывать сомнения;
- Экономическая логика: если компания производит стройматериалы, но оплачивает поставки сливочного маргарина тоннами, это странно. Все расходы должны быть связаны с основной деятельностью;
- Сайт и документы: активно изучайте их сайт, проверяйте, есть ли там соглашение об обработке персональных данных. Иначе к налоговым претензиям добавятся штрафы от РКН до 500 000 ₽;
- Обоснование выбора: у вас должно быть досье на контрагента, из которого ясно, почему вы выбрали именно его. Соберите коммерческие предложения от нескольких компаний, сравните цены, качество и условия. Деловая цель должна быть прозрачной и понятной.
Как следить за контрагентом в процессе работы
Даже если на старте всё было чисто, за время контракта ситуация может измениться. Мы советуем хотя бы раз в квартал проводить ревизию текущих партнёров. Обращайте внимание на тревожные звоночки:
- Резкое падение штата или прибыли;
- Снижение выручки или количества госконтрактов;
- Увеличение числа арбитражных дел, где контрагент выступает ответчиком.
Особое внимание уделите закрывающим документам. Большая часть споров в арбитраже проигрывается из-за того, что невозможно подтвердить реальность сделки: например, как партия кирпича телепортировалась из точки А в точку Б без единого путевого листа. Такие документы не должны теряться – это ваша финансовая подушка безопасности.
Чем мы можем помочь
В «Туров и партнёры» мы не просто консультируем, а доводим процессы до идеала. Вы можете попытаться наладить проверку контрагентов и самостоятельно, но если хотите по-настоящему спать спокойно, обращайтесь к нам. Мы поможем вам:
- Разработать специальные формы документов и регламенты проявления должной осмотрительности;
- Научить ваших сотрудников правильно и быстро анализировать партнёров.
В некоторых крупных компаниях есть целые отделы безопасности, но даже они иногда дают сбои. Мы слышали историю, где учредителя с «безопасниками» недавно выпустили из СИЗО – видимо, где-то они недопроверили. В нашей компании «спустя рукава» работать не принято. Если мы берёмся за аудит ваших контрагентов, мы проверяем их досконально, вплоть до того, чтобы «покошмарить» ваших сотрудников и провести игрушечную выездную проверку, чтобы вскрыть все риски до того, как это сделает ФНС.
Главный вывод
Потратив 10 минут на проверку сейчас, вы сэкономите миллионы в будущем. Проявляйте должную коммерческую осмотрительность правильно – так, как этого хочет налоговая. Не теряйте документы, следите за партнёрами в динамике и всегда помните: время, потраченное на безопасность, – это не расход, а инвестиция в ваш спокойный сон.
Если сомневаетесь в своих контрагентах или просто хотите навести порядок в документообороте – записывайтесь к нам на бесплатную консультацию. Мы поможем вам выстроить прозрачную и безопасную систему работы с партнёрами.
