70% бухгалтеров и бизнесменов попадают в суд из-за ошибок в документации.
Будучи руководителем компании, обращаете ли вы внимание на то, как работает документооборот в вашей компании? Внимательно ли читаете договоры с партнерами, составленные вашими юристами? Контролируете ли бухгалтерию на предмет наличия всех бумаг?
Для начала приведем живые примеры, из нашей практики:
- Компания оказала услугу контрагенту на сумму 720 000 рублей. Заказчик остался доволен услугой. Бухгалтерия отправила акт об оказании услуг, но бухгалтерия контрагентов не предоставила подписанный акт с их стороны. Через два года в этой компании поменялся директор и бухгалтер. Новый бухгалтер контрагента увидел дебиторскую задолженность и тут же прислал претензионное письмо на возврат денег. Деловая переписка ни к чему не привела, и контрагент обратился в суд. Суд принял сторону контрагента, в связи с отсутствием подтверждающих документов.
- Компания применяет ученические договора, которые не облагаются страховыми взносами. Всем ученикам перечислялись на карту стипендии. Но с одной из сотрудниц не был подписан ученический договор. Вскоре сотрудница собралась в декретный отпуск и потребовала все выплаты по стипендии перевести в заработную плату. Работодателю пришлось выполнить эти условия так как из-за халатности бухгалтера ученический договор не был подписан.
Как, по вашему мнению, компании могли избежать этих ошибок?
Сегодня разберем:
- Кто должен отвечать за документы компании;
- Что и кому грозит за ошибки в документах;
- Как компания попала на 8 млн в суде из-за проблем в документах;
- Какие ошибки приведут вашу компанию в суд;
- Как исправить ошибки в документах до прихода ФНС.
Кто должен отвечать за документы компании
Есть мнение: за весь документооборот в компании должен отвечать главный бухгалтер.
«Часто слышу, что во всех проблемах винят бухгалтеров. Однако успех нашей работы – это результат взаимодействия всей команды. Возьмём, к примеру, момент поступления товара на склад. Кто-то должен его принять, проверить комплектацию и подписать все необходимые документы. Только после этого я, как бухгалтер, могу отразить этот товар в бухгалтерском учете. Или, например маркетинг заказал услугу, соответственно только маркетинг может знать оказана услуга в полном объеме или нет. Соответственно и документы в бухгалтерию должен предоставить маркетинг. Без этого предварительного шага мои руки связаны. Это лишь один из многих примеров того, как важно наше слаженное взаимодействие», – прокомментировала бухгалтер на аутсорсинге, партнер компании «Туров и партнеры» Светлана Ростикова.
Кто отвечает за документооборот компании:
1. Руководство компании – определяет политику управления документами и несет конечную ответственность.
2. Бухгалтерия несет ответственность за сохранность всей документации, поступившей со всех отделов организации.
3. Отдел кадров несет ответственность за сбор персональных данных и не разглашения их. А также составление, оформление и подписания документов относительно трудовых и гражданско-правовых отношений.
4. Юридический отдел отвечает за учредительные документы общества, договора с контрагентами (лицензионные, агентские, поставки, оказания услуг и прочие).
5. Складской отдел – следит за приходными и расходными накладными, учетом товаров. Все первичные документы от поставщиков и покупателей передаются в бухгалтерию, и хранятся там.
6. Секретариат отслеживает всю входящую и исходящую документацию, не зависимо от того, как поступили данные документы. Для обеспечения бесперебойной работы офиса, первичные документы, полученные от контрагентов, также передаются в бухгалтерскую службу. + секретариат обеспечивает места хранения документов, создание архива, переданных по истечению календарного года (годов) бухгалтерской службой.
Что и кому грозит за ошибки в документах
На основании статьи 120 НК РФ, за грубые нарушения правил учета доходов и (или) расходов, и (или) объектов налогообложения, могут привести к штрафам:
- Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета.
- Систематические ошибки в отражении активов и операций (2+ раза в год).
- Отсутствие корректно оформленных документов от поставщиков. Налоговики снимают данные движения, и производят доначисление налогов (НДС, налог на прибыль, УСН «доходы-расходы»).
Штрафы для организации:
- За один налоговый период — 10 000 руб.
- За несколько периодов — до 30 000 руб.
- При занижении налоговой базы — 20% от суммы каждого неуплаченного налога, минимум 40 000 руб.
Штрафы для должностных лиц:
- За первое нарушение — от 5 000 до 10 000 руб.
- Повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация 1-2 года.
- Возможность замены штрафа на предупреждение для СМП при определенных условиях.
Особые случаи ответственности руководителя:
- Отсутствие в организации главного бухгалтера.
- Ведение учета сторонней организацией.
- Нарушения по письменному распоряжению руководителя.
Злоупотребление полномочиями руководителем может привести к уголовной ответственности по статье 201 УК, особенно при наличии корыстных целей.
«Организации, которые ведут бухгалтерский учет с помощью сторонних компаний (аутсорсинг), подвержены наибольшему риску. Большинство данных компаний работают только по предоставленным документам. И в их обязанности не входят запросы у контрагентов оригиналов необходимых документов. В связи с этим, у компаний нет оснований для признания расходов, что приводит к доначислениям. Также проблемы могут возникнуть с контрагентами, если ваша компания произвела реализацию товаров, работ, услуг, а заказчик не подтвердил данную услугу. В дальнейшем есть риск оспорить получение данной услуги.
У руководителя компании работы много: встречи, переговоры каждый день. Из-за этого на его столе всегда много бумаг: договоры, акты, всякие документы, которые нужно подписать. Прочитать их все внимательно не получается, времени не хватает. Из-за этого могут быть ошибки, за которые приходится платить штрафы», – добавила бухгалтер на аутсорсинге, партнер компании «Туров и партнеры» Светлана Ростикова.
Как компания попала на 8 млн в суде из-за ошибки в документах
В деле А40-159107/22-158-931 компания столкнулась с судебным иском после того, как контрагент обнаружил расхождения в документах, касающихся габаритов товара.
Компания успешно выиграла тендер, предложив контракт на поставку оборудования общей стоимостью 16 млн рублей. Одним из ключевых условий тендера была поставка специализированной техники, которая должна была строго соответствовать определенным габаритам, четко прописанным в технической документации.
Ключевые моменты спора:
- После поставки, контрагент заявил, что габариты оборудования не соответствуют указанным в документах, из-за чего требовал расторгнуть часть договора, вернуть оборудование и деньги, а также взыскать неустойку и пошлину.
- В ходе переговоров о поставке, стороны согласовали замену оборудования на улучшенную модель, но изменения не были должным образом оформлены в документах из-за чего потребовалось бы проведение нового тендера.
- Судьбу дела в итоге решила документально подтвержденная договоренность о габаритах товара и подписанные УПД, что позволило компании избежать крупных финансовых потерь.
Исход:
Суды всех инстанций встали на сторону компании, отвергнув требования контрагента, что в итоге позволило сохранить более 8 миллионов рублей.
Вывод:
Даже незначительные ошибки в документах могут привести к судебным спорам. Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется:
- Тщательно проверять соответствие товара спецификациям договора.
- Оформлять все изменения условий сделки в дополнительных соглашениях.
- Регулярно консультироваться с юридическими специалистами для предотвращения правовых рисков.
Какие ошибки приведут вашу компанию в суд
Отсутствие первичных документов: компания не смогла подтвердить расходы из-за отсутствия актов выполненных работ и накладных, что привело к доначислению налогов и штрафам.
Ошибочные реквизиты в счете-фактуре: неверно указанные реквизиты привели к тому, что компания не смогла принять к вычету входной НДС, что вызвало доначисление налога и штрафы.
Занижение облагаемой базы из-за недокументированных расходов: из-за отсутствия подтверждающих документов расходы были исключены из налоговой базы, что привело к доначислению налога на прибыль и штрафам.
Неправильное оформление акта сдачи-приемки работ: ошибки в акте привели к тому, что затраты на услуги были признаны не документально подтвержденными, что вызвало доначисление налогов и штрафы.
Использование неверного КБК в платежных поручениях на уплату налогов: деньги были зачислены на неправильный счет и считались не поступившими в бюджет, что привело к начислению пеней и штрафов за просрочку платежей.
Как исправить ошибки в документах до прихода ФНС
Исправление ошибок в документах до проверки ФНС – это в первую очередь защита вашего бизнеса от рисков.
Вот несколько шагов, как это сделать:
Самое важное: проведите внутренний или независимый аудит документации, чтобы выявить потенциальные ошибки и неточности. Это может включать проверку договоров, счетов-фактур, актов выполненных работ и других важных документов.
1. Исправление ошибок в первичных документах: если были обнаружены ошибки, например, в счетах-фактуре или актах выполненных работ, необходимо их незамедлительно исправить. Сделать это можно, подготовив исправленный документ с указанием на то, что он заменяет собой предыдущий с указанием его номера и даты. Важно, чтобы обе стороны подписали исправленный документ.
2. Подготовка и подписание дополнительных соглашений: в случае, если ошибка касается условий договора, может потребоваться подготовка и подписание дополнительного соглашения к договору, в котором будут указаны все необходимые корректировки.
3. Уведомление контрагентов: если ошибка затрагивает интересы контрагентов, их необходимо уведомить о произведенных изменениях и получить их согласие на исправления, если это требуется по условиям договора.
4. Документирование всех исправлений: важно тщательно документировать все процессы исправления ошибок, включая переписку с контрагентами, подготовленные исправления и дополнительные соглашения. Это может быть полезно в случае возникновения вопросов со стороны ФНС.
5. Консультация с профессионалами: компания «Туров и партнеры» помогла уже более 2 тысячам клиентов подготовиться к проверкам ФНС, избежать доначислений и штрафов в суде из-за ошибок в документах компании или ее контрагентов.
