Работаете с вахтовиками? Значит, знаете, как это бывает: людей отправили, проезд оплатили, надбавки начислили — вроде все сделали правильно. А потом налоговая приходит и задает такие вопросы, на которые не сразу ответишь.
Сейчас к вахтовому методу пристальное внимание: кто едет, на каком основании, что с документами, как вы считали выплаты и налоги. Где раньше закрывали глаза, теперь доначисляют и штрафуют.
Разберем, какие правила действуют в 2025 году, что можно, что нельзя и как не нарваться на проблемы.
Что такое вахтовый метод
Если вы отправляете людей работать на месяц в другой регион, селите их в бытовке, платите «за вахту» и компенсируете проезд — это еще не вахта. Точнее, это вахта в реальности, но не по закону. А налоговая и трудовая инспекция смотрят как раз на второе.
Что говорит закон
По ст. 297 ТК РФ, вахтовый метод — это когда человек работает вне места постоянного жительства и не может каждый день возвращаться домой. Он живет на объекте, работает по специальному графику и уезжает только после окончания смены, которая может длиться и две недели, и месяц, и два.
Вахта отлично работает там, где:
- стройка или добыча в глуши,
- постоянный штат держать невыгодно,
- жилье для работников никто строить не собирается.
Вы набрали бригаду, отправили на объект, оплатили проезд и проживание, рассчитали надбавки, закрыли этап — и все. Ни социальной нагрузки, ни инфраструктуры. Именно поэтому бизнес ее и использует: мобильность, экономия и результат.
Но есть одно «но». Вахту надо правильно оформить. Если вы просто взяли рабочих и отправили на объект, не оформили положение, не установили график, не прописали условия в трудовом договоре — это уже не вахта. Это головная боль.
Что рискуете получить:
- НДФЛ и страховые взносы с тех выплат, которые вы считали компенсацией;
- отказ в признании расходов, потому что налоговая не видит законного основания;
- штрафы от трудовой инспекции за нарушение режима труда;
- и, в перспективе, доначисления по ст. 54.1 НК РФ, если инспекция посчитает, что вы таким получали необоснованную налоговую нагрузку.
Вахта — строго регламентированный режим работы.
Поэтому, если хотите применять, оформляйте положение (обязательно), соблюдайте сроки (до 1 месяца, максимум — 3), прописывайте все в трудовом договоре, подтверждайте расходы.
А если не уверены, что все сделано правильно, лучше проверить сейчас, чем потом объясняться с налоговой.
Кого трогать нельзя: список табу для работодателя
Когда вы формируете бригаду на вахту, главное — не забыть, кого туда отправлять запрещено по закону. И речь не про мораль или сочувствие. Речь про жесткие запреты из ст. 298 ТК РФ, нарушение которых может стоить вам не только денег, но и серьезных разборок, если с человеком что-то случится на объекте.
Вот короткий список тех, кто вне игры::
- несовершеннолетние;
- беременные женщины;
- женщины с детьми до 3 лет;
- отцы, воспитывающие ребенка без матери (ст. 264 ТК РФ);
- опекуны и попечители несовершеннолетних;
- работники с медицинскими противопоказаниями по заключению врача.
Отправите кого-то из этого списка, ответственность целиком ляжет на вас.
Также нельзя отправлять сотрудника на вахту без свежего медзаключения, даже если он у вас уже десять раз ездил, и даже если он сам говорит: «Я в порядке».
Медосмотр обязателен каждый раз перед вахтой. Так требует ТК РФ и приказ Минздравсоцразвития №302н. Работник не может отказаться от обследования. И вы не можете его допустить к работе без него.
С какими диагнозами вахта запрещена
Список большой, он закреплен в п. 48 приказа №302н. Вот основные «красные флажки», при которых человека на вахту брать нельзя:
- Хронические заболевания сердца и сосудов
- Язвенная болезнь
- Туберкулез
- Психические расстройства
- Эпилепсия
- Алкоголизм, наркомания
- Онкологические заболевания
- Диабет с осложнениями
Если инспекция найдет, что человек с подобным диагнозом работал вахтовым методом, и вы это допустили — не спасут ни бумаги, ни договор. Будет реальная ответственность. Включая уголовную, если что-то произошло на объекте.
Вы как работодатель отвечаете не только за выплату зарплаты, но и за то, кого и куда отправляете. Вахта — это режим повышенного риска. И здесь мелочей не бывает.
Какие документы нужно оформить
Если вы отправляете людей на вахту, но не оформили документы, считайте, что сами поставили бизнес под удар. Потому что для ФНС и трудовой инспекции важно не то, что вы по факту отправили людей в другой регион, а то, как вы это оформили.
Работа вне дома, вахтовая надбавка, проезд, жилье, график — все это нормально. Но только если оформлено по закону. Без документов — нет вахты. Зато есть повод для доначислений.
Положение о вахтовом методе: главный документ
По ч. 4 ст. 297 ТК РФ, если вы хотите применять вахтовый метод, у вас должно быть локальное положение о вахте. Не устная договоренность, не приказ по объекту, а полноценный документ, утвержденный руководителем.
Что в нем должно быть:
- продолжительность вахты и график работы;
- сроки междувахтового отдыха;
- порядок оплаты, включая надбавки;
- схема проезда и проживания;
- перечень объектов и маршрутов;
- порядок медицинских осмотров.
Без положения любые ссылки в трудовых договорах не работают. А значит, при первой проверке ИФНС может:
- переквалифицировать выплаты за вахту в обычную зарплату или суточные — и доначислить НДФЛ и взносы;
- снять расходы, связанные с проездом и проживанием;
- признать режим незаконным и выкатить штраф по трудинспекции.
Типичные ошибки работодателей
- Скачали шаблон положения из интернета. В нем нет ни слова про ваши объекты, регионы, маршруты и специфику. На проверке это разнесут за 5 минут.
- Не утвердили положение приказом. Юридически документ не действует, и все, что вы платите — вне правового поля.
- Не прописали порядок проезда и проживания. ИФНС видит «необоснованные расходы» — и снимает их из учета. Заодно доначисляет налоги.
- Не соблюли сроки вахты. А это уже нарушение ст. 299 ТК РФ.
Сколько должна длиться смена
По ст. 299 ТК РФ, стандартная продолжительность вахты — до одного месяца. В исключительных случаях, на отдельных объектах, срок можно увеличить, но не более 3 месяцев. И в этот срок входит все:
- рабочие смены;
- междусменный отдых;
- время в пути.
Почему это важно? Потому что если вахта длится дольше — это нарушение режима труда. А значит:
- можно получить штраф от трудинспекции;
- потерять право на вахтовые выплаты;
- и снова — доначисления, споры, суды.
Поэтому перед тем как отправить людей на объект — разберитесь с документами. Или потом будете разбираться с проверками.
Деньги, дорога, проживание: за что вы обязаны платить
Если вы отправляете сотрудников на вахту, готовьтесь платить по полной программе. По ТК РФ вы обязаны платить зарплату не только за работу, но и за дорогу — каждый день пути до объекта и обратно должен быть оплачен так же, как обычный рабочий день. Это прямое требование ч. 8 ст. 302 ТК РФ.
Если в пути случилась задержка — метель, отмена рейса или сбой у перевозчика — все равно платите. Это не проблема работника. Он получает за эти дни свой оклад как за рабочий день.
Кроме обычной зарплаты, вахтовикам положена отдельная надбавка за сам факт вахтового метода. Это не «премия» и не «мотивашка» — это гарантированная выплата по закону (ч. 1 ст. 302 ТК РФ).
Надбавка начисляется за каждый календарный день вахты, включая дорогу туда и обратно. Она идет взамен суточных, но не учитывается в расчете средней зарплаты — потому что не связана ни с переработками, ни с особыми климатическими условиями.
Работодатель сам устанавливает размер этой надбавки — в положении о вахтовом методе или в коллективном договоре. Но отказаться платить — нельзя.
Если вахта проходит в северных регионах — например, в Якутии, Норильске или на Чукотке — включается второй уровень выплат:
- районный коэффициент к окладу,
- процентная надбавка за работу в Севере.
И то, и другое — обязательные выплаты. Размеры зависят от региона. Например, в Чукотском АО:
- коэффициент — 2,0 (в два раза больше зарплата),
- надбавка — от 10%, с повышением на 10% каждые полгода, пока не дойдёт до 100% (по указу Президиума ВС СССР от 26.09.1967 №1908-VII).
Важно: северные выплаты не заменяют вахтовую надбавку. Это отдельные доплаты, которые идут поверх.
Если не хотите платить штрафов больше, чем зарплаты, стройте систему правильно. Бумаги, порядок, выплаты — это не бюрократия, это ваша броня.
Как облагаются выплаты вахтовикам: главное, что должен знать бухгалтер
Все выплаты вахтовикам облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Не только оклад и премии, но и дни в пути, и междувахтовый отдых — все попадает под налоги (письмо Минфина от 18.06.2024 № 03-15-06/56182).
С 2025 года ставки НДФЛ зависят от годового дохода (п. 1 ст. 224 НК РФ):
- 13% — до 2,4 млн ₽
- 15% — от 2,4 до 5 млн ₽
- 18% — от 5 до 20 млн ₽
- 20% — от 20 до 50 млн ₽
- 22% — все, что выше 50 млн ₽
Важно: к северным надбавкам и районным коэффициентам применяются отдельные, пониженные ставки (п. 1.2 ст. 224 НК РФ):
- 13% — до 5 млн ₽
- 15% — выше 5 млн ₽
Такие выплаты считаются отдельно — не складываются с остальными доходами.
Теперь — про дорогу. Если работник купил билеты сам, а вы ему потом компенсировали — это компенсация, и она не облагается НДФЛ и взносами (ст. 422 НК РФ).
А вот если вы купили билеты сами и выдали их работнику — это уже не компенсация, а ваша прямая обязанность как работодателя. Такая трата считается доходом сотрудника и облагается и НДФЛ, и страховыми (письмо Минфина от 09.01.2025 № 03-04-05/417).
Что с надбавкой за вахту
Надбавка за вахтовый метод (взамен суточных) по общему правилу не облагается НДФЛ — но только в пределах, установленных законом (п. 1 ст. 217 НК РФ):
- до 700 ₽ в день — если работа внутри России
- до 2 500 ₽ в день — если вахта за границей
Если платите больше — с превышения платите налог. Без вариантов (письмо Минфина от 10.07.2024 № 03-04-05/64378).
Вахта — вещь полезная. Особенно если правильно оформить, платить и считать. Это способ снизить налог на прибыль и страховые взносы, если знать как. Наши юристы знают и готовы научить и вас. Запишитесь на бесплатную консультацию, и мы вам покажем, как выжать максимум выгоды из вахтового метода.
