8 Марта – день, когда бизнес проявляет заботу о сотрудницах: дарит цветы, вручает подарки, выплачивает премии. Все логично – коллективный дух, благодарность за работу, мотивация.
Но стоит ли расслабляться? Для налоговой любое поощрение – это потенциальный объект налогообложения. Логика ИФНС проста: если деньги или имущество передаются сотрудникам, значит, с этого нужно платить налоги и страховые взносы.
Главный вопрос: можно ли учесть праздничные премии и подарки в расходах, чтобы снизить налог на прибыль?
Да, если все оформить правильно, налоговая не сможет доначислить налоги. Но если ошибиться с документами или формулировками, инспекция легко оспорит суммы, которые вы поставили к вычету, и доначислит НДФЛ и страховые взносы.
Премия к 8 Марта: можно ли учесть в расходах
Поздравлять сотрудниц с праздником – хорошая традиция. А вот поставить эти расходы к вычету – задача уже не такая простая. Если сделаете что-то неправильно, то бухгалтерии придется объясняться, почему вдруг расходы компании «раздулись».
Как же оформить премии так, чтобы они уменьшали налог на прибыль?
Что говорит закон
Трудовой кодекс (ст. 191 ТК РФ) разрешает работодателю поощрять работников за добросовестный труд. В том числе – выплачивать премии. Значит, само по себе вознаграждение законно.
Налоговый кодекс (ст. 255 НК РФ) говорит, что учитывать премию в расходах можно только в том случае, если она входит в систему оплаты труда. Это ключевой момент, который чаще всего нарушает бизнес.
Ошибка №1: если премия выплачивается просто «за 8 Марта» «Международный женский день», она считается разовой, не связанной с трудом. А значит, налоговая ее вычеркнет из расходов.
Ошибка №2: если в документах нигде не указано, что компания вообще платит такие премии, ИФНС легко докажет, что это непредусмотренная выплата.
Как оформить премию правильно
- Закрепите премию в локальных нормативных актах (ЛНА).
Если премии есть в положении об оплате труда или в коллективном договоре – налоговая не сможет сказать, что выплаты носят разовый характер.
- Привяжите премию к производственным результатам.
Вместо формулировки «к 8 Марта» в документах должно быть что-то вроде:
- «За своевременную сдачу бухгалтерской отчетности»
- «За эффективное ведение налогового учета»
- «За расширение сбытовой сети»
- Выплачивайте премии из фонда оплаты труда.
Премия должна перечисляться не из чистой прибыли, иначе включить ее в расходы будет невозможно.
Оформлять премии как «подарок к празднику» – значит добровольно дать налоговой возможность доначислить налоги. Хотите снизить налог на прибыль? Оформите премию как часть системы оплаты труда и привяжите ее к результатам работы.
Включаются ли праздничные премии в расчет среднего заработка
Премия премии рознь. Если она выплачивается системно и прописана в ЛНА, работник может рассчитывать на ее включение в расчет среднего заработка. Если же это разовая выплата, например, к 8 Марта, 23 Февраля или дню рождения компании, то о включении в средний заработок можно забыть.
Когда праздничные премии включаются в средний заработок
Согласно Постановлению Правительства РФ № 922, в расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда.
- Если премии закреплены в ЛНА – включаем в средний заработок.
- Если премия выплачивается регулярно и зависит от производственных показателей – включаем.
- Если есть критерии оценки и механизм расчета премии – включаем.
Пример: компания предусмотрела в ЛНА, что по итогам квартала бухгалтерия получает премию за своевременную сдачу отчетности. Такая премия выплачивается регулярно и зависит от результатов работы → ее можно включить в средний заработок при расчете отпускных и компенсаций.
Когда праздничные премии не учитываются
- Если премия разовая, никак не связана с производственными показателями и не закреплена в системе оплаты труда – в расчеты ее не включаем.
- Если премия просто выдана по приказу директора без обоснования – тоже мимо.
- Если премия выплачена в честь праздника или юбилея компании – это необоснованная выплата с точки зрения расчета среднего заработка.
Пример: руководитель решил поощрить сотрудниц к 8 Марта и выплатил премию. В ЛНА про такую выплату ни слова, нет привязки к результатам работы. В этом случае бухгалтерия не включит эту сумму в расчет среднего заработка.
Важно: если премия начислена, но не выплачена до ухода работника в отпуск, ее все равно включают в расчет.
Праздничные премии не повод увеличивать средний заработок сотрудника, если они разовые и не закреплены в ЛНА. Если хотите, чтобы премии учитывались при расчете отпускных и компенсаций, оформляйте их как часть системы оплаты труда и привязывайте к производственным показателям.
Правильное оформление = меньше вопросов от налоговой.
Подарки сотрудникам: когда облагаются налогами
Подарки – это приятно. Но для налоговой это не жест доброй воли, а объект налогообложения. Если что-то бесплатно переходит от компании к сотруднику, ФНС сразу включает режим «доначислить и обложить».
Так можно ли подарить сотруднице подарок к 8 Марта без налоговых сюрпризов? Разбираемся.
НДФЛ и страховые взносы
- Если подарок стоит до 4 000 руб. в год на одного человека – НДФЛ не платится (п. 28 ст. 217 НК РФ).
- Если подарок дороже 4 000 руб. – налог начисляется только на превышение (например, при подарке за 5 000 руб. НДФЛ платится с 1 000 руб.).
- Страховые взносы платятся, если подарок связан с трудом сотрудника. То есть если его вручают за достижения, KPI или иные рабочие заслуги – это уже часть системы оплаты труда, а значит, взносы начисляются.
Если подарок – это просто приятный жест, а не премия, взносы платить не нужно.
Примеры:
Бухгалтерии решили подарить сотрудницам сертификаты на 3 500 руб. НДФЛ и страховые взносы не начисляются – уложились в лимит.
Директор решил вручить подарки за 6 000 руб. НДФЛ начисляется на 2 000 руб., но взносы не платятся, если подарок оформлен как дарение.
Как правильно отразить подарки в 6-НДФЛ и уведомлении по НДФЛ
Основные даты и коды периодов:
- Дата получения дохода (исчисления НДФЛ) – день фактической передачи подарка сотруднику.
- Дата удержания НДФЛ – день выплаты ближайшей зарплаты.
- Срок уведомления – 25-е число следующего месяца.
- Срок уплаты НДФЛ – не позднее 28-го числа месяца, следующего за удержанием налога.
Поля для заполнения в 6-НДФЛ:
- Поле 120 – указываем фактическую стоимость подарка.
- Поле 130 – сумма вычетов (до 4 000 руб.).
- Поле 140 – исчисленный налог (если превышение лимита).
- Поле 160 – удержанный НДФЛ.
Примеры:
- Если подарок стоит 3 900 руб., то в 6-НДФЛ указываем сумму дохода в поле 120, а в поле 130 – 3 900 руб. (вычет), налог не исчисляем.
- Если подарок стоит 5 000 руб., то в поле 140 указываем НДФЛ с превышения (1 000 руб. × 13% = 130 руб.).
Важно: удержать НДФЛ можно только из ближайшей денежной выплаты, но не более 50% от суммы дохода сотрудника (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).
НДС: платить или нет
Если подарок оформили как дарение – НДС начисляется (п. 1 ст. 146 НК РФ).
Если подарок – часть системы оплаты труда (например, премия в натуральной форме) – НДС можно не платить.
ФНС считает, что дарение – это реализация без оплаты, а значит, компания должна начислить НДС со всей стоимости подарка. Исключение – если подарок предусмотрен в ЛНА как часть мотивации сотрудников.
Как отразить НДС в документах
- Составить счет-фактуру на все подарки (Минфин в письме от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).
- Начислить НДС с рыночной стоимости подарка (Минфин в письме от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3748).
Как учитывать подарки в бухучете
- Подарки проводятся как прочие расходы.
- Лучше оформлять договор дарения, если подарок дорогой – это подтверждает, что он не связан с трудовыми отношениями.
Не включайте подарки в систему оплаты труда, если не хотите платить взносы и НДС.
Вывод: если хотите сделать подарок без налоговых последствий, держите его в рамках 4 000 руб., оформляйте как дарение, не привязывайте к KPI и не включайте в систему оплаты труда. Тогда налоговая не сможет ничего доначислить.
Нужно ли применять ККТ при вручении подарков
Минфин (письмо от 31.08.2018 № 03-01-15/62431) разъяснил, что ККТ не нужна, если компания выдает подарки своим сотрудникам бесплатно, так как отсутствует расчет в понимании закона о ККТ. Причем неважно, в какой форме выдали презент — денежной или натуральной.
Поздравлять дам-коллег с 8 Марта – дело хорошее, но для налоговой любые выплаты и подарки – это потенциальная база для налогообложения. Ошибки в оформлении легко приведут к доначислениям, штрафам и спорам с ИФНС.
Хотите снизить налоговую нагрузку и избежать претензий ИФНС? Оставьте заявку на консультацию – разберем вашу ситуацию, подберем законные способы экономии и защитим ваш бизнес от налоговых рисков!
